一般社団法人照明学会 一般社団法人照明学会

オンラインセッション

オンラインセッションにはZoomを使用します（Zoomの操作手順はこちらをご覧ください）。
ポスター・口頭発表セッション座長、ポスター・口頭発表者、聴講者ごとに参加の方法や注意事項をご説明します。

ポスターセッションの座長

  1. PC等のインターネットへの接続には、ケーブルの使用を推奨する。
  2. 音声は必ずイヤホンまたはヘッドフォンで聞く。（PCのスピーカーは使用禁止）
  3. Zoomに不慣れな場合は、9月14日（月）13：00?17：00に行われる、Zoom練習セッションに参加し、以下の操作を確認する。
    ①指定されたミーティング参加名で参加（座長として参加）
    ②マイクとカメラのオン／オフ
    ③チャットの閲覧と書き込み方法
    9月14日の練習セッションに参加ができない場合は、9月11日（金）15：00?17：00、または、9月15日（火）12：30?13：30の練習セッションを利用する。ただし、時間が限られているため練習できる人数が制限される可能性があるので、可能な限り14日の練習セッションを利用してください。
  4. ポスターセッション開始時刻の5分前までにZoomミーティングに参加し、セッションの進行を管理する。また、ミーティング参加名を「座長－所属略称－氏名」とする。
  5. セッション開始時刻の1～2分前になったら、マイクをオン（可能であればカメラもオンにする）にして、ポスター発表の方法（ショートプレゼンテーション 5分＋ポスターを掲示しながらの質疑応答 20分）、質問方法（チャットによる質問の申し出）および録音・録画・撮影（スクリーンショットを含む）等の禁止について簡単に説明する。
  6. 発表の開始時刻になったらマイク等をオンにして発表者を紹介し、画面の共有によってショートプレゼンテーションの資料を聴講者に示すよう指示する。
  7. ショートプレゼンテーションの時間を管理し、5分を越えても発表が続く場合は終了を促す。
  8. ショートプレゼンテーションが終了したら、発表者に画面の共有を停止させ、新たに、A4横のポスターを画面の共有で聴講者に示すように指示する。ポスターが表示されたらチャット画面を確認して質疑応答を開始する。
  9. 質問ではチャットで申し出があったものを優先させる。申し出の順に所属略称と氏名を告げて質問を許可する。質問者にはカメラ（可能であれば）とマイクをオンにするよう指示する。
  10. 質問、回答のいずれにおいても、座長の指示があってから発言させるようにする。（2者が同時に発言すると聞き取れない場合が発生するため）
  11. 発表終了時刻の3分前になったら、座長はマイクをオンにして、「終了3分前です」のアナウンスをする。
  12. 終了時刻になったら、座長は「発表終了」のアナウンスをし、速やかに討論を終了させる。
  13. 座長が終了のアナウンスをしても議論が終了しない場合、音声やチャットでZoomミーティングの管理者に当該参加者を強制的に会議室から退出させるよう指示する。

口頭発表セッションの座長

  1. PC等のインターネットへの接続には、ケーブルの使用を推奨する。
  2. 音声は必ずイヤホンまたはヘッドフォンで聞く。（PCのスピーカーは使用禁止）
  3. Zoomに不慣れな場合は、9月14日（月）13：00?17：00に行われる、Zoom練習セッションに参加し、以下の操作を確認する。
    ①指定されたミーティング参加名で参加（座長として参加）
    ②マイクとカメラのオン／オフ
    ③チャットの閲覧と書き込み方法
    9月14日の練習セッションに参加ができない場合は、9月11日（金）15：00?17：00、または、9月15日（火）12：30?13：30の練習セッションを利用する。ただし、時間が限られているため練習できる人数が制限される可能性があるので、可能な限り14日の練習セッションを利用してください。
  4. 口頭発表セッション開始時刻の5分前までにZoomミーティングに参加し、セッションの進行を管理する。また、ミーティング参加名を「座長－所属略称－氏名」とする。
  5. セッション開始時刻の1～2分前になったら、マイクをオン（可能であればカメラもオンにする）にして、口頭発表の方法（発表 12分＋質疑応答 3分）、質問方法（チャットによる質問の申し出）および録音・録画・撮影（スクリーンショットを含む）等の禁止について簡単に説明する。
  6. 発表の開始時刻になったらマイク等をオンにして発表者を紹介し、画面の共有によって発表資料を聴講者に示すよう指示する。
  7. 発表時間を管理し、12分を越えても発表が続く場合は終了を促す。
  8. 発表が終了したらチャット画面を確認して質疑応答を開始する。
  9. 質問ではチャットで申し出があったものを優先させる。申し出の順に所属略称と氏名を告げて質問を許可する。質問者にはカメラ（可能であれば）とマイクをオンにするよう指示する。
  10. 質問、回答のいずれにおいても、座長の指示があってから発言させるようにする。（2者が同時に発言すると聞き取れない場合が発生するため）
  11. 終了時刻になったら、座長は速やかに討論を終了させ、次の発表へ進める。
  12. 発表者が座長の指示に従わない場合、音声やチャットでZoomミーティングの管理者に、当該参加者を強制的に会議室から退出させるよう指示する。

ポスター発表者

  1. PC等のインターネットへの接続には、ケーブルの使用を推奨する。
  2. 音声は必ずイヤホンまたはヘッドフォンで聞く。（PCのスピーカーは使用禁止）
  3. Zoomに不慣れな場合は、9月14日（月）13：00?17：00に行われる、Zoom練習セッションに参加し、以下の操作を確認する。
    ①指定されたミーティング参加名で参加（発表者として参加）
    ②マイクとカメラのオン／オフ
    ③画面共有で発表資料を表示させる方法と共有の停止
    ④チャットによる質問申請の書き込み
    9月14日の練習セッションに参加ができない場合は、9月11日（金）15：00?17：00、または、9月15日（火）12：30?13：30の練習セッションを利用する。ただし、時間が限られているため練習できる人数が制限される可能性があるので、可能な限り14日の練習セッションを利用してください。
  4. 発表開始時刻の5分前までにZoomミーティングに参加する。また、ミーティング参加名を「講演番号－所属略称－氏名」とする。
  5. 一人当たりの発表・討論時間を25分（ショートプレゼンテーション時間5分を含む）とする。
  6. 自分のPC等でショートプレゼンテーションの資料をスライドショーなどによって表示させた状態で、座長の紹介を待つ。
  7. 座長から紹介されたら、発表者はカメラと音声をオンにする（カメラが無い場合は音声のみをオンにする）とともに、「画面の共有」によりショートプレゼンテーション資料を聴講者に示し、5分間の発表を行う。
  8. ショートプレゼンテーションが終了したら画面の共有を停止させるとともに、A4横のポスターを自分のPC等に表示させ、さらに画面の共有で聴講者に示す。
  9. 原則として、質問を受けているときは自分のマイクをオフにし、座長の許可が出たら回答する。
  10. 発表終了時刻になったら、座長の指示に従って画面の共有を停止し、討論を終了する。

口頭発表者

  1. PC等のインターネットへの接続には、ケーブルの使用を推奨する。
  2. 音声は必ずイヤホンまたはヘッドフォンで聞く。（PCのスピーカーは使用禁止）
  3. Zoomに不慣れな場合は、9月14日（月）13：00?17：00に行われる、Zoom練習セッションに参加し、以下の操作を確認する。
    ①指定されたミーティング参加名で参加（発表者として参加）
    ②マイクとカメラのオン／オフ
    ③画面共有で発表資料を表示させる方法と共有の停止
    ④チャットによる質問申請の書き込み
    9月14日の練習セッションに参加ができない場合は、9月11日（金）15：00?17：00、または、9月15日（火）12：30?13：30の練習セッションを利用する。ただし、時間が限られているため練習できる人数が制限される可能性があるので、可能な限り14日の練習セッションを利用してください。
  4. 発表開始時刻の5分前までにZoomミーティングに参加する。また、ミーティング参加名を「講演番号－所属略称－氏名」とする。
  5. 一人当たりの発表時間を15分（発表 12分＋質疑応答 3分）とする。
  6. 自分のPC等で発表資料をスライドショーなどによって表示させた状態で、座長の紹介を待つ。
  7. 座長から紹介されたら、発表者はカメラと音声をオンにする（カメラが無い場合は音声のみをオンにする）とともに、「画面の共有」により発表資料を聴講者に示し、発表を行う。
  8. 発表が終了したら、座長の指示に従いながら質疑応答を行う。
  9. 原則として、質問を受けているときは自分のマイクをオフにし、座長の許可が出たら回答する。
  10. 終了時刻になったら、座長の指示に従って画面の共有を停止し、発表を終了する。

聴講者

  1. ミーティング参加名を「所属略称－氏名」としてZoom ミーティングに参加する。
  2. 音声は必ずイヤホンまたはヘッドフォンで聞く。（PCのスピーカーは使用禁止）
  3. Zoomに不慣れな場合は、9月14日（月）13：00?17：00に行われる、Zoom練習セッションに参加し、以下の操作を確認する。
    ①指定されたミーティング参加名で参加
    ②マイクとカメラのオン／オフ
    ③チャットによる質問申請の書き込み
    9月14日の練習セッションに参加ができない場合は、9月11日（金）15：00?17：00、または、9月15日（火） 12：30?13：30の練習セッションを利用する。ただし、時間が限られているため練習できる人数が制限される可能性があるので、可能な限り14日の練習セッションを利用してください。
  4. ミーティングへの参加・退出は自由に行って構わない。
  5. 他者が発表，説明，質問を行っているときは，マイクとカメラをオフにする。
  6. 発表者に対して質問がある場合はチャットで「質問：所属略称－氏名」と書いて申し出る。なお、送信先は「全員」とする。質問内容は座長の発言許可が出た後、口頭で述べていただくのでチャットには記述しない。
  7. 座長に質問を許可されたときは，カメラ（可能であれば）とマイクをオンにし，所属と氏名を告げてから質問内容を述べる。
  8. 質問の申し出は発表時間内であれば随時受け付けるが、質問数が多い場合や質疑応答の残り時間が少ない場合には，質問できない場合もあり得る。

セッションフロー

座　長 発表者 聴講者
準備（必須事項） 音声を聞くためのヘッドフォン/イヤフォンを用意する（スピーカー使用禁止）
ログイン 全国大会ホームページにログインする
セッション開始15分前 Zoomミーティングオープン
セッション開始前 「座長－所属略称－氏名」としてZoomミーティングに参加する。（開始5分前まで） 「講演番号－所属略称－氏名」としてZoomミーティングに参加する。（少なくとも各自の発表開始の5分前まで） 「所属略称－氏名」としてZoomミーティングに参加する（参加・退出は自由）
カメラとマイクをオフにして聴講する。
発表開始1?2分前 発表時間、質問（チャットで質問申請が必要なこと）方法、録音・録画の禁止について説明する。 発表資料をスライドショーなどによって表示させた状態で、座長の紹介を待つ。
セッション開始時刻 セッション開始を告げる。
発表開始時刻 発表者を紹介し、発表をスタートさせる。 座長の紹介があったら、カメラと音声をオンにし、画面の共有により発表資料を表示させ、発表を行う。
発表中 チャットをモニターし、質問状況を把握する。 質問がある場合は、チャット（全員宛）で「質問：所属略称－氏名」と書いて申し出る
質問の内容は、座長の許可が出た後、口頭で述べる。
発表終了後 チャットの質問の申出の順に質問を許可する。 質問があった場合は、座長の指示に従い回答する。
質疑応答中 時間オーバーにならないように質問を管理する。
発表時間終了 発表を終わらせる。 画面共有を停止し、カメラ・マイクをオフにする。
セッション終了 セッションを閉じる

※オンラインセッションにおける注意事項

  • PCのスピーカーを使用するとハウリングを起こす可能性があるので、絶対に使用しない。
  • 録音・録画・撮影（スクリーンショットを含む）等は禁止とする。
  • 他者が発表，説明，質問を行っているときは，マイクとカメラをオフにする。
  • 通信状態が不安定になってきたら、カメラをオフにする。
  • 座長から発表・発言の許可がでてからカメラとマイクをオンにする。
  • 座長の指示に従わない場合は、Zoomミーティングの管理者が当該参加者を強制的にミ―ティングから退出させる。
  • 発表への割り込み，勝手な発言など，セッションを妨害する者がいた場合、Zoomミーティングの管理者が当該妨害者をミーティングから退出させる。